経営管理を変える脱エクセルの進め方とは

経営管理や予実管理において、エクセルによるデータ管理は属人化や意思決定の遅れを招き、多くの企業で限界を迎えています。本記事では、エクセル管理の課題と、脱エクセルを成功に導く具体的な手順を解説します。

なぜ経営管理の脱エクセルは失敗しやすいのか？

導入コストと学習時間の増加によるハードル

エクセルは既に多くの企業で導入されており、追加のシステム費用がかかりません。一方で、脱エクセルを目指して新しいシステムを導入する場合、初期費用や月額利用料などのコストが発生します。

さらに、従業員が新しいツールの使い方を覚えるための学習時間も必要です。これらの新しいシステム導入に伴うコストと時間の増加が障壁となり、脱エクセルの取り組みが滞る大きな理由となっています。

リアルタイムな情報共有とセキュリティの課題

エクセルファイルは個人単位での管理になりやすく、情報漏えいのリスクが存在します。旧来のファイルサーバーによる運用などでは、複数人で同時に編集したり、リアルタイムでデータを共有したりすることが難しいため、業務速度の低下につながります。

また、特定のセルやシートのみの編集を許可するなど、業務フローに合わせた細かな権限設定が難しい点も課題です。クラウドベースのシステムに比べて柔軟性に劣るため、現状の運用と新しいシステムのギャップを埋められず、導入に失敗するケースがあります。

経営管理の脱エクセルを進める4つのステップ

予実管理・集計業務における見えないコストと課題の可視化

まずは、自社の事業構造や予実管理における現在の課題を明確にします。どの部署がいつ数値を入力し、誰が集計や転記を行っているのか、現在の業務フローを可視化することが必要です。

部門ごとにデータが分散していないか、手作業によるデータ集計にどれほどの時間がかかっているかを確認し、改善目標を設定します。この段階での詳細な分析は、デジタルトランスフォーメーション推進後の効果測定にも直結します。

システム化する領域とExcelに残す業務の切り分け

業務の洗い出しと課題の把握が完了したら、すべての業務を完全にシステム化するのではなく、脱エクセルが必要な領域を精査します。現在エクセルで行っている業務の中で、売上や粗利、案件別の進捗など、毎月必ず集計している数字を中心にシステム化の対象を絞り込みます。

必要最小限の管理項目に限定し、システム化する部分とエクセルでの運用を継続する部分を明確に切り分けることが、運用の形骸化を防ぐ手順です。

自社の経営課題を解決する要件定義と適切なツール選定

システム化の対象が確定した後、自社の経営課題を解決するための適切なツールを選定します。ツールを導入する前に、出力したい帳票の形式や、データの共有方法を決定しておくことが重要です。

また、部門間で用語や入力基準の解釈がずれないようにルールを統一します。自社のデータ収集方法に適合し、経営判断の的確さやスピードを向上させる機能を持つシステムを比較検討し、要件に合致するものを導入します。

特定部門からのスモールスタートと全社への定着化プロセス

新しいシステムを全社へ一斉に導入すると、現場の入力負荷が高まり、運用が定着しない原因になります。そのため、最初は特定の部門や限定的な業務範囲から開始するスモールスタートが推奨されます。

運用初期は必須項目を増やしすぎず、現場からのフィードバックを受けながらシステムの設定や運用ルールを調整しましょう。段階的に利用範囲を広げていくことで、社内への定着を図りながら予実管理の効率化を実現します。

まとめ

エクセルによる予実管理は、データ集計の手間や情報共有の困難さから限界が生じます。脱エクセルを成功させるには、新システムの導入コストや学習時間を事前に考慮することが必要です。現状の業務フローと課題を正確に把握し、システム化する範囲を限定して適切なツールを選定します。

小規模な範囲から導入を開始し、段階的に全社へ定着させていく手順を踏むことで、正確なデータに基づく迅速な経営判断が可能になります。